Services d’évaluation éthique

Comment préparer et soumettre une nouvelle demande d’évaluation éthique

1. Confirmer que votre bureau de santé publique a une entente en vigueur de bureau autorisé avec Santé publique Ontario (SPO).

Les BSP doivent avoir une entente en vigueur de bureau autorisé avec SPO avant de pouvoir faire appel aux services d’évaluation éthique.

Si votre BSP n’a pas une entente de bureau autorisé avec nous, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Projets de BSP répartis sur plusieurs emplacements

Un projet réparti sur plusieurs emplacements et auquel participent plusieurs BSP peut être admissible à utiliser SPO en tant que commission de l’évaluation éthique unique et centralisée. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter la Foire aux questions concernant le processus centralisé d’évaluation éthique de Santé publique Ontario, ou communiquer à ethics@oahpp.ca.

2. Déterminer si votre projet de collecte de données en santé publique fait appel à des êtres humains, à leurs données ou à leurs échantillons biologiques.

L’approche de SPO en matière d’évaluation éthique s’applique aussi bien à la recherche qu’à d’autres types de projets de collecte de données faisant appel à des êtres humains (p. ex., l’évaluation, l’amélioration de la qualité et la surveillance accrue). Les demandeurs doivent consulter leurs politiques et procédures internes existantes afin de déterminer si un projet est une activité de collecte de données qui devrait faire l’objet d’une évaluation éthique. Veuillez communiquer avec le représentant en matière d’éthique de votre BSP pour obtenir des renseignements supplémentaires.

3. Remplir le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 (en anglais)

Le demandeur principal doit obligatoirement remplir le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 (Cours sur l’éthique de la recherche). Ce document n’est pas requis s’il a déjà été soumis aux services d’évaluation éthique de SPO. Le didacticiel en ligne est une introduction à la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2). Il fournit des indications fondamentales sur l’éthique de la recherche faisant appel à des participants humains.

4. Remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque

Il est nécessaire de remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque pour toutes les demandes de projet afin d’évaluer le degré approprié d’évaluation éthique. Les services d’évaluation éthique de SPO valideront le pointage attribué par l’Outil d’évaluation du risque et détermineront le degré final d’évaluation.

Nos services d’évaluation éthique s’occupent des projets dont le pointage validé est de 2 (évaluation déléguée) ou de 3 (évaluation par l’ensemble de la commission). Dans le cas des projets à faible risque, pointage 0 et 1, nous fournissons des services de consultation afin d’aider à renforcer les capacités en matière d’évaluation et d’évaluation des risques sur le plan éthique. Veuillez écrire à ethics@oahpp.ca afin de prendre un rendez-vous pour une consultation.

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon de remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque, veuillez vous reporter aux lignes directrices et à la FAQ sur l’Outil d’évaluation du risque ou communiquer avec votre représentant en matière d’éthique.

5. Remplir le formulaire de demande de la CEE

Le formulaire de demande du Comité d’éthique (en anglais) de SPO est la principale source d’informations utilisée par le comité afin d’évaluer l’acceptabilité éthique du projet.

Si vous avez besoin d’aide pour remplir le formulaire de demande du Comité d’éthique et les documents d’appoint, veuillez communiquer avec le représentant en matière d’éthique de votre BSP.

6. Comment préparer et soumettre votre demande :

• le questionnaire dûment rempli de l’Outil d’évaluation du risque;
• le formulaire de la CEE dûment rempli
• d’autres documents d’appoint, comme les formulaires de consentement, les questionnaires, les documents de recrutement, les outils de collecte de données, les évaluations de la protection de la vie privée, etc. Pour de l’aide au sujet des formulaires de consentement, veuillez consulter les lignes directrices concernant les formulaires de consentement ainsi que les modèles de la lettre d’information et du formulaire de consentement de la Commission de l’évaluation éthique de SPO.

Que se passe-t-il une fois qu’une demande est soumise?

Validation du pointage de l’Outil d’évaluation du risque

Les services d’examen éthique de SPO valideront le pointage de l’Outil d’évaluation du risque et détermineront le degré final d’examen. Les projets auxquels l’Outil d’évaluation du risque attribue un pointage de 2 ou 3 feront l’objet d’un examen.

Dans le cas des projets à faible risque, pointage 0 et 1, nous fournissons des services de consultation afin d’aider à renforcer les capacités en matière d’examen et d’évaluation des risques sur le plan éthique. Veuillez écrire à ethics@oahpp.ca afin de prendre un rendez-vous pour une consultation.

Vérification des demandes

Les demandes ne seront pas acceptées aux fins d’examen avant que tous les renseignements pertinents ne soient fournis. Afin d’assurer la clarté et l’exhaustivité d’une demande, nos services d’examen éthique feront une vérification préalable de chaque soumission. Les demandeurs pourraient être invités à soumettre une nouvelle demande si des éléments pertinents sont manquants ou si les informations fournies dans le formulaire de demande du Comité d’éthique sont incomplètes.

Pour obtenir plus de renseignements sur les délais de présentation d’une demande, veuillez consulter : Dates limites de la présentation des demandes et dates des réunions du Comité d’éthique.

Confirmation de l’acceptation de la demande

Les services d’examen éthique feront parvenir un courriel au demandeur principal afin de confirmer l’acceptation de sa demande. Pour toute question, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Évaluation continue

Les projets approuvés par notre Comité d’éthique font l’objet d’une évaluation éthique continue tout au long de leur cycle de vie. L’examen continu peut donner lieu à une demande de renouvellement du projet, à l’examen et à l’approbation des modifications apportées à la demande initialement approuvée, ainsi que l’achèvement ou la clôture du projet.

Pour accéder aux formulaires d’examen continu, veuillez consulter la section Formulaires, lignes directrices et outils.

Dates limites de la présentation des demandes et dates des réunions du Comité d’éthique

Le processus d’examen éthique commence une fois qu’un projet est soumis avec succès. Les services d’examen éthique feront parvenir un courriel au demandeur principal afin de confirmer l’acceptation de sa demande. Pour obtenir plus de renseignements sur les délais de présentation d’une demande, reportez-vous au niveau d’examen ci-dessous.

Niveau 2 – examen délégué

Le niveau 2, examen délégué, s’applique aux projets comportant un faible risque. Cet examen est effectué par deux membres de Comité d’éthique. Il n’y a aucune date limite pour la présentation d’un projet de niveau 2 aux fins d’un examen délégué.

Niveau 3 – examen par le Comité d’éthique

Le niveau 3, examen par le Comité d’éthique, s’applique aux projets comportant un risque plus élevé. Cet examen est effectué lors d’une réunion régulière du Comité d’éthique.

La date limite pour la présentation d’un projet est de quatre semaines avant la date de la réunion du Comité d’éthique. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Notre équipe des services d’examen éthique peut offrir :

• une formation sur l’utilisation de l’Outil d’évaluation du risque;
• des colloques sur l’éthique;
• une sensibilisation à l’égard des nouveaux enjeux en matière d’éthique.

Le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 permet aux chercheurs de prendre connaissance de l’EPTC 2 et offre des conseils pertinents à toutes les recherches, quelle qu’en soit la discipline ou la méthodologie.

La présente page comprend une liste des bureaux de santé publique (BSP) qui ont conclu une entente de bureau autorisé (EBA) avec Santé publique Ontario (SPO). Cette liste :

• Permet au personnel du BSP de déterminer si celui-ci a une EBA et l’accès aux services de la Commission de l’évaluation éthique de SPO.
• Permet au BSP de connaitre le statut d’autres BSP quant à l’EBA lorsqu’il planifie la présentation de l’évaluation éthique de projets à sites multiples. Les projets touchant plus d’un BSP peuvent être admissibles à utiliser SPO comme seule commission d’évaluation éthique centralisée, éliminant ainsi la nécessité d’évaluations éthiques multiples. Pour en savoir plus, voir la foire aux questions sur le processus d'évaluation éthique centralisée de SPO (en anglais).

Bureaux de santé publique ayant conclu une entente de bureau autorisé

• Bureau de santé publique d’Algoma
• Bureau de santé du comté de Brant
• Bureau de santé de Chatham-Kent
• Bureau de santé de la région de Durham
• Bureau de santé de Grey Bruce
• Bureau de santé d’Haldimand-Norfolk
• Bureau de santé du district d’Haliburton, Kawartha et Pine Ridge
• Services de santé publique de Hamilton
• Bureau de santé des comtés de Hastings et Prince Edward
• Bureau de santé du district de Huron et Perth
• Bureau de santé publique de Lambton
• Bureau de santé du district de Leeds, Grenville et Lanark
• Bureau de santé de Middlesex-London
• Bureau de santé publique de la région du Niagara
• Bureau de santé du district de North Bay-Parry Sound
• Santé publique Ottawa
• Bureau de santé de la région de Peel
• Bureau de santé publique de Peterborough
• Bureau de santé de Porcupine
• Bureau de santé du comté et du district de Renfrew
• Bureau de santé du district de Simcoe Muskoka
• Bureau de santé publique du Nord-Ouest
• Santé publique Sudbury et districts
• Bureau de santé du district de Thunder Bay
• Bureau de santé de Timiskaming
• Bureau de santé publique de Toronto
• Bureau de santé publique de la région de Waterloo
• Service de santé publique de la région de York